Zestig procent van onze dagelijkse werktijd gaat op aan het organiseren van ons werk. Dat is behoorlijk veel, dus hoe maak je dat minder? Door tijd goed in te delen, werk je zorgvuldiger en efficiënter. Bovendien levert het een stuk minder stress op. Deze zes tips helpen je om efficiënter te werken.

TIP 1. Maak een planning en gebruik lijstjes

Voordat je begint met werken en je je computer aanzet, is het handig om een lijstje te hebben met daarom de taken die je wilt gaan doen.Op het moment dat zaken op papier staan, kunnen ze uit je hoofd en dat scheelt veel stress. In de planning noteer je bovendien hoeveel tijd bepaalde taken kosten. Zorg dat deze tijd een realistische inschatting is, de ervaring leert dat de tijd die nodig is voor een handeling structureel onderschat wordt.

TIP 2. Start de dag met tijd voor jezelf

Door aan het begin van de dag even je e-mail en sociale media door te nemen, valt er al een grote ‘to do’ van je checklist. Mails die je snel kunt beantwoorden of doorsturen, verwerk je meteen. De grotere taken komen terecht op je planning. Zaken die niet interessant zijn of slechts informatief, verwijder je of zet je in een map om later te bekijken. Probeer jezelf aan te leren om slechts een aantal keren per dag je e-mail te bekijken. De meeste productiviteit wordt verloren door onverwachte (en vaak onbelangrijke) taken zoals het lezen van e-mail. De universiteit van Californië ontdekte dat het gemiddeld 26 minuten duurt voordat je na de onderbreking weer helemaal geconcentreerd in je taak zit. Zonde van de tijd.

TIP 3. Breng vergadertijd met 25 procent terug

Veel vergaderingen duren onnodig lang. Door ze met een kwart in te korten, krijg je nog steeds hetzelfde gedaan, maar het levert je ontzettend veel tijdwinst op. Stel dat je dagelijks met vijf mensen een uur vergadert en dat terugbrengt naar driekwartier, levert je dat zo’n driehonderd uur per jaar op, bijna twee maanden werk.

TIP 4. Consolideer de informatie die je krijgt

Op je werkplek heb je met heel veel verschillende applicaties te maken, van je e-mail en tools als Lync, Yammer, Twitter en Linkedin tot operationele systemen zoals SAP, Oracle of Salesforce. Zorg ervoor dat alle berichten van die systemen op één plek samenkomen, zodat je niet steeds hoeft te schakelen tussen al die verschillende applicaties. Dat kost onnodig veel tijd.

TIP 5. Zorg voor een goed archief

Veel productieve tijd gaat verloren met het zoeken naar bestanden en documenten. Zorg voor een heldere indeling van je mappenstructuur en naamgeving van je documenten, zodat het weinig tijd kost om dingen terug te vinden. Ook het efficiënt archiveren van je e-mail kan veel tijdswinst opleveren. Ook hier geldt weer dat een logische mappenstructuur wonderen kan doen. Zet de mails die actie vereisen in een aparte map, evenals de mails waar je nog een reactie op verwacht. De rest van de mails uit je inbox archiveer je zodra je ze hebt afgehandeld. Een lege mailbox aan het einde van de dag geeft rust en voldoening.

TIP 6. Gebruik zo min mogelijk e-mail

Waar mogelijk gebruik je de telefoon, chat of loop je even bij een collega naar binnen om zaken te bespreken. Op die manier kun je veel preciezer duidelijk maken wat je wilt en bedoelt en kun je mogelijke misverstanden direct uit de weg ruimen. De hoeveelheid tijd die een gemiddelde werknemer voortdurend aan eindeloze emailwisselingen besteed is ongekend hoog. Door even te bellen of langs te lopen kan veel tijd worden bespaard en kunnen veel fouten en onduidelijkheden worden voorkomen.

SUPER TIP: Gebruik snel internet

Niets helpt zo goed bij productiever werken als razendsnel internet. Bel daarom vandaag nog Glasnet Buren op 0344-600770.

Powered by WPeMatico